Как ИП платить зарплату и работать с самозанятыми в 2026 году: новые штрафы, проверки ФНС и способы защиты
Серая занятость и самозанятые в 2025–2026 годах: за что оштрафуют и как избежать проблем (Полный гайд)
Вчера президент поручил правительству "кардинально сократить нелегальную занятость", а налоговая внедряет искусственный интеллект для поиска нарушителей.
Если вы — предприниматель, владелец небольшого бизнеса или даже просто человек, нанимающий помощников, у меня для вас две новости. Плохая: контроль становится тотальным, а с 2026 года вступают в силу новые, жесткие штрафы. Хорошая: у вас есть время подготовиться и привести дела в порядок, чтобы не потерять бизнес.
В этой статье мы простым языком разберем сложнейшие юридические изменения. Вы узнаете, как налоговая теперь видит ваши переводы, чем опасна подмена трудового договора самозанятостью и, главное, — как обезопасить себя и свои деньги в новых реалиях 2026 года.
Почему за контроль взялись именно сейчас?
Давайте честно: проблема "серых" зарплат существовала всегда. Но масштабы стали критическими. По данным Роструда, только в 2024 году было выявлено более 829 тысяч человек, работающих без оформления. Это колоссальные деньги, которые бюджет недополучает в виде налогов.
Государство поставило жесткий план: каждый регион должен ежегодно выводить из тени минимум 700 тысяч человек в 2025–2026 годах. Это не просто пожелание, это KPI (показатель эффективности) для губернаторов.
Это значит, что проверки больше не будут случайностью. Это системная работа, под которую подведена мощная техническая база. Если раньше налоговый инспектор должен был прийти к вам ногами, чтобы найти нарушения, то теперь за него это делает программа, анализирующая ваши банковские выписки и активность в интернете.
Четыре уровня охоты на "тень": как вас будут искать
Государство построило многоступенчатую систему выявления нарушителей. Понимание этой системы — ваш главный щит.
Уровень 1: "Разведка боем" или Межведомственные комиссии (МВК)
В каждом регионе теперь работают специальные комиссии. В них входят все: налоговая (ФНС), трудовая инспекция (Роструд), прокуратура и даже местные администрации.
Как это работает на практике?
К вам приезжает "рабочая группа" с информационным визитом.
Они беседуют с вами и вашими сотрудниками.
Работникам предлагают заполнить анкету: "А точно ли вас оформили?", "А всю ли сумму вы получаете официально?".
Вам вручают памятку и предлагают добровольно легализовать сотрудников.
Важно: Если к вам пришла комиссия, это "желтая карточка". У вас есть шанс всё исправить без штрафов. В 2025 году 94% выявленных нарушителей выбрали именно этот путь и оформили людей официально.
Уровень 2: Искусственный интеллект и банковский контроль
ФНС больше не верит словам, она верит цифрам. Автоматизированные системы непрерывно сканируют:
Банковские выписки: Кому, когда и сколько вы платите.
Реестры (ГИБДД, Росреестр): Откуда у официально безработного или человека с зарплатой 15 000 рублей новый автомобиль и квартира?
Социальные сети и доски объявлений: Если человек постит фото с курортов, но по документам нигде не работает — это сигнал.
Искусственный интеллект ищет противоречия. Например, если ИП Иванов регулярно 10-го и 25-го числа переводит одинаковые суммы десяти разным людям с пометкой "возврат долга", система помечает это как риск выплаты серой зарплаты.
Уровень 3: Красные флаги (Критерии риска)
Как робот понимает, что вы нарушаете закон? Есть четкие критерии, утвержденные Минтрудом и алгоритмами ФНС. Если вы попадаете под них, информация о вас автоматически улетает в комиссию.
Проверьте себя прямо сейчас:
Зарплата ниже МРОТ.
Вы платите 10 и более сотрудникам меньше минимального размера оплаты труда?
Доля таких работников больше 10% от штата?
Подозрительная работа с самозанятыми (Плательщиками НПД). Это самый опасный пункт. Вы попадаете "на карандаш", если:
Работаете более чем с 10 самозанятыми.
Платите каждому в среднем более 20 000 рублей (по более жестким критериям риска ФНС — более 35 000 руб.).
Сотрудничество длится более 3 месяцев.
Для самозанятого ваш доход — единственный (более 75% всех его денег приходит от вас).
Отклонение от рынка. Ваши зарплаты на 35% ниже, чем в среднем по отрасли в вашем регионе.
Пример: Все салоны красоты в городе платят мастерам 60 000 рублей, а у вас официально — 20 000. Налоговая это видит и задает вопросы.
Уровень 4: Тяжелая артиллерия (Роструд и Прокуратура)
Если профилактические беседы не помогли, в дело вступает Роструд с внеплановыми проверками и прокуратура. Здесь уже речь идет о реальных штрафах и судебных исках о принудительном признании отношений трудовыми.
Самозанятые в 2025–2026: где проходит граница дозволенного
Самая распространенная схема экономии налогов сегодня — это замена штатных сотрудников самозанятыми. Вместо того чтобы платить 43% налогов и взносов сверху зарплаты, бизнесмен просит работника стать самозанятым и платит за него только 6%.
Государство объявило этой схеме войну.
Что такое "подмена трудовых отношений"?
Это когда на бумаге человек — независимый предприниматель, а по факту — ваш наемный работник. ФНС научилась виртуозно доказывать это в суде.
Таблица отличий: Трудовой договор vs Договор с самозанятым
Признак
Трудовые отношения (ОПАСНО для ГПХ)
Реальная самозанятость (БЕЗОПАСНО)
Предмет договора
Процесс / Функция
"Выполнять обязанности водителя", "быть продавцом".
Результат
"Доставить груз в точку А", "сверстать сайт", "покрасить стены".
График
Есть четкий график (с 9 до 18), обед, выходные.
Свободный график. Исполнитель сам решает, когда работать, главное — сдать результат в срок.
Оплата
Фиксированная, 2 раза в месяц (аванс и зарплата), в одни и те же даты.
Оплата после выполнения этапа работ и подписания акта. Суммы разные.
Инструменты
Вы даете компьютер, машину, офис, оплачиваете бензин.
Исполнитель работает на своем оборудовании и за свой счет.
Подчинение
Подчиняется приказам директора, правилам распорядка.
Равноправный партнер. Вы не можете ему приказывать, только не принять работу.
2026 год: Новый закон и новые штрафы
Если раньше за махинации с самозанятыми штрафовали по общим статьям, то с 3 января 2026 года заработает новая, специальная статья 123.1 Налогового кодекса РФ.
Это переломный момент. Теперь у налоговой будет отдельная "дубина" именно для тех, кто прикрывает трудовые отношения договорами ГПХ.
Сколько придется заплатить?
Давайте посчитаем убытки на примере малого бизнеса, если вас поймают на подмене понятий в 2026 году.
1. Прямые штрафы (по новой ст. 123.1 НК РФ и КоАП)
Для ИП: 5 000 – 10 000 рублей (за первый раз), до 40 000 (за повторное).
Для компаний (ООО): 50 000 – 100 000 рублей (первый раз), до 200 000 рублей (повторное нарушение).
Кажется, не так много? Но это только вершина айсберга.
2. Доначисления налогов (Главный финансовый удар)
Если налоговая переквалифицирует отношения в трудовые, она заставит вас заплатить всё, что вы "сэкономили" за всё время работы, плюс пени и штрафы сверху.
Представим, вы платили "самозанятому" 50 000 рублей в месяц в течение года (600 000 руб.).
Ваши потери:
НДФЛ (13%): 78 000 руб. (которые вы должны были удержать, но не удержали).
Страховые взносы (30%): 180 000 руб.
Штраф за неуплату НДФЛ (20%): 15 600 руб.
Штраф за неуплату взносов (40%): 72 000 руб.
Пени: набегают за каждый день просрочки.
Итого: За одного сотрудника вы заплатите государству более 350 000 рублей разом. А если таких сотрудников 10? Это 3,5 миллиона рублей — сумма, которая может обанкротить малый бизнес.
3. Черный список (Реестр недобросовестных работодателей)
С 1 января 2025 года Роструд ведет публичный реестр нарушителей. Попасть туда легко (достаточно одного вступившего в силу постановления), а выйти сложно (нужно ждать год после устранения нарушения).
Чем это грозит?
Банки откажут в кредитах.
Партнеры не захотят заключать контракты (никто не любит токсичные активы).
Госзакупки станут закрыты.
Отмена любых субсидий и льгот.
5 шагов к безопасности: чек-лист для бизнеса
Что делать прямо сейчас, чтобы спать спокойно?
Проведите аудит договоров.
Уберите из договоров с самозанятыми любые намеки на трудовые отношения. Никаких "графиков с 9 до 18", никаких "выплат 5-го и 20-го числа". Платите только за результат (по акту выполненных работ) и в разные даты.
Проверьте своих самозанятых.
Не работайте с теми, кто только вчера уволился из вашей же компании (закон запрещает работать с бывшим работодателем как самозанятый в течение 2 лет). Следите, чтобы вы не были их единственным заказчиком.
Легализуйте "серую" часть.
Если у вас есть сотрудники вообще без оформления — оформите их. Хотя бы на МРОТ, хотя бы на 0.5 ставки (если они реально работают неполный день). Риски работы "в черную" сейчас превышают выгоду.
Следите за средней зарплатой.
Постарайтесь, чтобы официальные оклады не отклонялись от среднеотраслевых в вашем регионе более чем на 20-30%. Это снизит внимание искусственного интеллекта ФНС к вашей компании.
Не игнорируйте вызовы.
Если вас пригласили на межведомственную комиссию — идите. Это шанс договориться и исправить ошибки без штрафов. Игнорирование приведет к выездной проверке, договориться с которой будет невозможно.
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли нанимать самозанятого для постоянной работы, например, уборщицу?
Ответ: Рискованно. Если уборщица приходит каждый день в 8 утра и моет пол — это трудовая функция. Если она приходит раз в месяц по вызову сделать генеральную уборку — это услуга (гражданско-правовые отношения). Для регулярной работы лучше заключить трудовой договор.
Вопрос 2: Я плачу работникам наличными из своего кармана. Как налоговая узнает?
Ответ: Через перекрестные проверки. Если ваш работник купит машину или квартиру, налоговая спросит: "Откуда деньги?". Если он скажет "Накопил с зарплаты", а официально он безработный, вопросы появятся к вам. Также часто "сдают" обиженные уволенные сотрудники, пишущие жалобы в прокуратуру.
Вопрос 3: Кого касаются новые штрафы с 2026 года — только новых нарушений?
Ответ: Закон обратной силы не имеет, но налоговая проверка может охватывать период до 3 лет назад. Если в 2026 году к вам придут с проверкой, они будут смотреть документы за 2025, 2024 и 2023 годы. Поэтому приводить дела в порядок нужно уже сейчас.
Вопрос 4: Может ли банк заблокировать счет из-за переводов физлицам?
Ответ: Да. Банки работают по "антиотмывочному" закону (115-ФЗ). Регулярные переводы физлицам без уплаты налогов (НДФЛ) — один из главных триггеров для блокировки счета ИП или ООО.
Ключевые выводы
Контроль стал цифровым. Вас проверяют не люди, а алгоритмы. Спрятаться за "отсутствием проверок" больше не получится.
МВК — это предупреждение. Если вас вызвали на комиссию, значит, система уже видит ваши риски. Используйте этот шанс для легализации.
Самозанятость — не замена штата. Используйте этот режим только для реальных проектных работ (сделал — сдал — получил деньги). Не пытайтесь маскировать им постоянных сотрудников.
2026 год — рубеж ответственности. Вводится специальная статья за подмену трудовых отношений. Штрафы вырастут, а риски доначислений станут фатальными для бизнеса.
Скупой платит... миллионы. Экономия на налогах сегодня может обернуться банкротством завтра из-за доначислений НДФЛ, взносов и штрафов (до 40% от суммы).
Берегите свой бизнес и работайте честно. В новых реалиях это самая выгодная стратегия.